新年あけましておめでとうございます。
本年も法人先生をよろしくお願い申しあげます。
さて、2024年1月、つまり本日から電子取引関係の保存が変更となりました。
2023年12月31日までに行われた電子取引については、保存すべき電子データを
プリントアウトして保存し、税務調査の際に提示・提出できるようにしていれば
差支えないとされていましたが、本日2024年1月1日以降、その電子取引データは
保存要件に従って電子データの保存を行わなければならないとされました。
それでは制度について整理してみます。
１．対象となる電子取引
電子取引の定義：取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、
領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）
の授受を電磁的方式により行う取引をいう。
電磁的方式：電子計算機（コンピュータ）で処理可能なデジタルデータによる方法。
２．保存要件
真実性の要件
以下の措置のいずれかを行うこと。
①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。
②取引情報の授受後、速やかに（又はその業務処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）
タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
③記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は
記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。
④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う。
可視性の要件
・保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及び
これらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で
速やかに出力できるようにしておくこと。
・電子計算機処理システムの概況書を備え付けること。
・検索機能を確保すること。
整理するといいながら…ややこしく見えるのですが
要はメールやWebサイト等で取得した見積書や請求書、領収書等は
データの状態で決まった場所に保存して、検索して出力できるようにしてください
ということになります。
このような対応をしなければならないので皆様ご注意ください。
ところで、ぜんぜん準備できていないしどうすればいいんだ？
このような場合の対応ですが・・・
2023年11月に国税庁のHPにてパンフレットが公開されています。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023011-012.pdf
一定の保存ルールに沿って電子取引データを保存できなかったことにつき
相当の理由があると認められる場合は
１．電子取引データをダウンロードできるようにしておく。
２．電子取引データをプリントアウトして提示できるようにしておく。
このようにしておけばOKです。
もう少し要約すると
相当の理由がある場合⇒「人手不足」「整備が間に合わない」など幅広い理由で認められる。
ダウンロードできるようにしておく⇒検索機能の要件はなく、とにかく決めた場所に保管。
プリントアウトして提示できるようにしておく⇒印刷して他の紙の書類と同じように保存。
ということであり、今までの対応＋元データをどこかに保存。
という形になります。
どちらにせよ元データを保存しておくということはマストですから
そこだけは注意するようにして下さい。
広島総合税理士法人
